Cos'è OnlyOffice?

Alternative?

Ogni tanto ci si rende conto che ciò che si sta usando, lo strumento con il quale si stanno portando avanti i proprio progetti, non è all'altezza delle necessità e/o delle proprie aspettative.

Cosa si fa? Semplice, si cerca un nuovo strumento!

Oggi cercheremo una alternativa a LibreOffice e, ovviamente, a Microsoft Office.

LibreOffice

Ho usato LibreOffice per molto tempo, con impegno, tante aspettative e tanta pazienza.

Per quanto mi piacesse molto il fatto che fosse Software Libero e che fosse una alternativa teoricamente credibile a Office di Microsoft, devo dire che sono rimasto deluso.

Quindi ho deciso di cercare una alternativa in linea con le mie necessità.

Per cambiare vedo due strade:

• Affidarsi a un prodotto commerciale classico.
• Provare qualche alternativa Libera e/o Open Source.

Iniziamo...

Le necessità

Per capire esattamente su quale tipo di prodotto orientarmi la prima cosa è comprendere che tipo di documenti realizzo e cosa realmente mi serve.

Quali sono le mie necessità?

Iniziamo elencando i compiti che dovrà svolgere la nuova suite di office automation:

• Apertura e salvataggio di documenti in formato Microsoft Office.
• Supporto per i formati LibreOffice/OpenDocument. In questo caso, considerando la diffusione di questi formati e la mia attività, questa funzionalità non è vincolante.
• Possibilità di avere una versione online.
• Applicazione per la gestione di testi.
• Applicazione per la gestione di fogli elettronici.
• Applicazione per la gestione di presentazioni.

Come si può vedere, nulla di speciale.

Anche dal punto di vista delle singole funzionalità, presenti nei vari moduli, non mi serve nulla di strano o di estremamente sofisticato.

Per quelle che sono le mie necessità io vorrei:

• Possibilità di editare documenti di testo con dimensioni nell'ordine di alcune centinaia di pagine.
• Possibilità di editare documenti con immagini, testi e tabelle.
• Possibilità di modificare fogli elettronici con formule e grafici.
• Possibilità di editare presentazioni di alcune decine di slide con immagini, testi, grafici e tabelle.
• Possibilità di sviluppare macro e plugin per automatizzare i documenti.

Come dicevo, tutte cose normali. Forse, a parte l'ultimo punto, la base delle funzionalità di qualsiasi software di office automation.

Cosa mi aspetto?

Viste le mie richieste non mi serve un programma perfetto o che abbia un milione di funzioni.

Però mi aspetto una buona compatibilità con i file di Microsoft Office, mi aspetto una buona qualità del software, una semplicità di utilizzo, un sistema di sviluppo che non faccia venire il mal di testa, una interfaccia simile a quella del software Microsoft e una documentazione sufficientemente chiara e dettagliata da consentire l'uso del software senza eccessive perdite di tempo.

Mi aspetto troppo? Forse si. Del resto nemmeno LibreOffice è riuscito a darmi queste cose tutte insieme.

Vedremo.

Tra i tanti, ne ho scelto uno

Ci sono diverse alternative a LibreOffice e a Microsoft Office. Sia online, sia normali software da utilizzare sul proprio PC.

Cerchiamo di capire quali sono le possibilità:

• Google Docs. Applicazioni online, ma volendo anche offline (se funziona ancora il plug-in per chrome), che permettono la realizzazione di tutti i documenti che mi servono più diverse altre funzionalità aggiuntive.
• Office Online apps. Le applicazioni online Microsoft che includono la possibilità di modificare i normali file di Word, Excel e Powerpoint piu una serie di applicazioni aggiuntive. Nella versione gratuita è possibile l'accesso solo avendo una connessione di rete.
• SoftMaker Office. Pacchetto commerciale disponibile nelle versioni per Windows, Mac, Linux e Android.
• OnlyOffice. Un progetto Open Source, disponibile sia nella modalità offline sia come software online che, volendo, dispone anche di servizi commerciali aggiuntivi. Un progetto che dichiara un'altissima compatibilità con i formati di Microsoft.

In realtà ci sono altre alternative, ma quelle elencate mi sembrano le principali.

Ho scelto OnlyOffice

Era scontato. Ho scelto l'unico software, tra quelli che ho elencati, che rende disponibili i propri sorgenti e viene distribuito con una licenza che mi piace molto, OnlyOffice.

Scarichiamo la versione desktop per Windows e installiamola:

La prima cosa che si nota, gia durante l'installazione, è la licenza. Mi ha fatto piacere notare come la licenza sia una licenza Libera. La classica GPL, in particolare la GNU Affero Public License.

Una volta installato il software, avviamolo... La prima finestra che si incontra è una sorta di centro di controllo, direi particolarmente chiaro. Bene, andiamo oltre.

Apriamo subito alcuni documenti. Iniziamo con un classico documento di testo:

Un foglio elettronico:

Una presentazione:

Come si può vedere il software ha un'interfaccia piacevole e moderna con la classica barra multifunzione. Il primo impatto è decisamente positivo.

Dopo aver utilizzato questo software per diversi mesi parliamo dei pro e dei contro, almeno dal mio punto di vista.

I pregi di OnlyOffice

Iniziamo con i pregi di OnlyOffice, o almeno i pregi che ho riscontrato finora.

Andiamo con ordine.

L'interfaccia. Piacevole, ordinata, comprensibile, funziona perfettamente sia sui normali schermi sia con schermi con risoluzioni elevate (i famosi 4K o più).

Per essere una applicazione che funziona sia offline, con la versione desktop, sia online la velocità e la risposta del software non sono affatto male. Anche con documenti corposi (260 pagine) non ci sono rallentamenti troppo fastidiosi, lo scorrimento delle pagine e l'editazione del testo risultano sempre sufficientemente confortevoli. La situazione rimane inalterata anche sul mio vecchio PC con una CPU AMD Phenom(tm) II X4 965 e 8 GB di RAM.

OnlyOffice è un software multi-documento. All'interno della stessa finestra vengono gestiti contemporaneamente tutti i file aperti. Questo comportamento l'ho particolarmente apprezzato. Naturalmente è possibile utilizzare anche una modalità nella quale ogni documento è aperto in una finestra indipendente.

La compatibilità con i documenti di Word, Excel e Powerpoint è sorprendente. Sono rimasto spiazzato nel vedere come OnlyOffice riesca a riprodurre i documenti, quasi come se ci si trovasse nel prodotto Microsoft. Non ho finora trovato casi particolarmente critici o documenti inutilizzabili, forse in futuro ci riuscirò...

Tanto per fare un esempio, ecco il file .DOCX, scaricato dal sito di OnlyOffice, che permette di vedere chiaramente le differenze tra Word, OnlyOffice e LibreOffice.

Iniziamo dalle tre pagine del documento all'interno di Microsoft Word:

Vediamo ora le stesse tre pagine in OnlyOffice:

Infine vediamo come si comporta LibreOffice:

Credo che le immagini "parlino" da sole.

Proseguendo la nostra analisi, molto interessante il fatto che il software lavori direttamente in formato DOCX, XLSX e PPTX, gli stessi formati di Microsoft Office. Naturalmente sono supportati (anche se con minore affidabilità) i file ODF, ODS, ODP.

Interessante anche la possibilità di aprire, in visualizzazione, file PDF, HTML e RTF.

Mi è piaciuto il sistema di gestione dei file .TXT. Il software, quando non riesce a determinarla, chiede la codifica del file salvando poi in formato UTF-8 comprensivo di BOM(una piccola intestazione nascosta che ne identifica il formato per una successiva apertura). In questo modo sarà possibile editare correttamente qualsiasi testo semplice senza perdite di informazioni.

Per quanto riguarda l'inserimento dei dati tutto procede come deve. Il correttore ortografico funziona, il testo si inserisce senza particolari rallentamenti, gli elementi vengono creati, editati e cancellati senza problemi.

Veniamo ora ad un argomento che mi è particolarmente caro, la documentazione. Microsoft Office offre una documentazione sterminata, dettagliata, in più lingue, sempre aggiornatissima. Ora, io non pretendo di arrivare a questi livelli ma alla documentazione ci tengo, inoltre la qualità della documentazione è strettamente legata alla qualità di qualsiasi software e soprattutto è una delle componenti più utili per chi si avvicina al prodotto.

La documentazione di OnlyOffice è chiara e mi sembra abbastanza aggiornata. Per quanto riguarda la traduzione in lingua italiana, nel caso in cui non esista un determinato argomento tradotto viene presentato in inglese. Offline, gia inclusa nella versione desktop, è disponibile la documentazione in inglese, mentre online si trova quella tradotta. In generale l'ho trovata sufficiente a chiarire i dubbi che via via si presentano.

Parliamo poi del sistema di Plugin e Macro. Nonostante le carenze, che vedremo più avanti, mi è piaciuto molto. Si. Già la scelta del linguaggio di programmazione la trovo molto azzeccata, Javascript, ottima scelta. Un linguaggio semplice ed estremamente diffuso.

Le Macro. Una finestra con le macro presenti nel documento. Scrivi una macro, salva, esegui. Nulla di più immediato.

I Plug-in. Modalità di base, un plug-in con la sua icona, tutto scritto in Javascript, di facile comprensione e implementazione.

Il metodo di sviluppo delle estensioni, siano esse macro o plug-in, è chiaramente documentato e spiegato sul sito ufficiale. Le API, cioè le librerie di funzioni, classi, oggetti, metodi e proprietà, sono descritte in modo chiaro con esempi immediatamente testabili.

In senso generale in questo prodotto vedo della qualità. Lo sviluppo del software mi pare evidenziare un'idea chiara su cosa deve essere e come dovrà essere il programma e i servizi ad esso connessi.

Collaborare. A questo progetto è naturalmente possibile collaborare. Non solo si possono segnalare problemi del software ma è possibile partecipare direttamente.

C'è ancora molta strada da fare ma la direzione mi sembra giusta. Un bel progetto.

I servizi di OnlyOffice

OnlyOffice fornisce, come detto, anche usa serie di servizi.

Vista la complessità dell'offerta mi limito a suggerirvi una attenta lettura del sito ufficiale di OnlyOffice.

A titolo di esempio, personalmente ho trovato interessante il servizio Cloud e la possibilità di utilizzare OnlyOffice online per l'editazione diretta dei file presenti in OneDrive e su altri servizi di archiviazione.

Ritengo sia sicuramente da provare la versione Personal di OnlyOffice. Per passare poi, se è il caso, alle versioni commerciali.

I difetti di OnlyOffice

Ora veniamo all'altra faccia della medaglia. Abbiamo parlato di cosa mi è piaciuto, ora parliamo di quelli che io considero i difetti.

Rispetto a Microsoft Office, e a LibreOffice, manca molto, mancano tante funzionalità. E qui è necessario valutare se ciò che manca sia o meno determinante per il proprio lavoro. Se ciò che è assente si rivelasse un eccessivo impedimento o un rallentamento delle proprie attività è ovvio che OnlyOffice non possa essere considerato una valida alternativa.

Nel mio caso, ad esempio, le mancanze non determinano un danno tanto grave da farmi ritenere il software inadatto.

Velocità. La natura di OnlyOffice fa si che il software non sia tanto reattivo e veloce quanto i suoi concorrenti. Soprattutto nelle operazioni di apertura dei documenti e salvataggio ho sperimentato dei rallentamenti che, anche se non determinanti, sono evidenti. Per quanto mi riguarda li ritengo comunque visibili ma non eccessivi.

I documenti di LibreOffice. In genere i documenti .ODT, .ODS e .ODG vengono aperti con una affidabilità limitata. Non sempre gli elementi vengono rappresentati fedelmente. Nonostante molti dei miei documenti siano in questi formati, molti di più sono i file che tratto nei formati di Microsoft Office, cosa che sicuramente mi fa preferire OnlyOffice ad altre soluzioni.

Per quanto riguarda lo sviluppo di Macro e Plug-in, anche qui, ci sono diverse limitazioni. La mancanza di funzionalità presenti sia in Microsoft Office sia in LibreOffice, l'assenza di un vero sistema di debug offline, le ridotte possibilità relative alla personalizzazione dell'interfaccia del programma, la mancanza di editor avanzati in grado di gestire i progetti.

Le traduzioni. Alcune parti del software e parte della documentazione sono ancora in lingua inglese.

Insomma, ho trovato delle mancanze.

Nonostante ciò il software fa il suo dovere e cresce nel tempo. I problemi che ho riscontrato potrebbero essere determinanti ma potrebbero anche non esserlo.

Conclusioni

Nulla è perfetto, nemmeno il software.

Come ogni strumento anche OnlyOffice è da valutare con attenzione. Sicuramente non è completo, potente e affidabile come Office di Microsoft. Nonostante ciò ha delle caratteristiche positive, come ad esempio il fatto che sia Open Source o la sua interfaccia particolarmente intuitiva, oppure il fatto che lo stesso software possa essere usato sia offline che online.

Tutto dipende da cosa ci serve. Dipende da come sono fatti i documenti che editiamo, dipende dal lavoro che facciamo, dipende da dove vogliamo editare i nostri file, dipende dalle nostre preferenze personali, dipende dal nostro budget. Dipende.

Io non posso dirvi se OnlyOffice faccia per voi oppure no. Posso però dirvi che la qualità di questo software mi ha piacevolmente sorpreso, tanto che ha sostituito LibreOffice su tutti i miei PC.

Le premesse ci sono tutte. OnlyOffice potrebbe essere, oggi come in futuro, un pericolosissimo concorrente per Office di Microsoft e per qualsiasi altro software simile.

Riferimenti

Ecco un pò di dati e riferimenti utili:

• Home page di OnlyOffice.
• Scaricare OnlyOffice Desktop.
• Documentazione di OnlyOffice.
• Creare Macro e Plug-in in OnlyOffice.
• Collaborare a OnlyOffice.
• ONLYOFFICE VS Collabora: un confronto critico.
• ONLYOFFICE vs LibreOffice: what to choose when you decide to ditch Microsoft.
• ONLYOFFICE, la miglior alternativa a LibreOffice.
• Versione OnlyOffice Desktop utilizzata 5.2.83.480.
• Versione di LibreOffice utilizzata 6.3.4.2 in Windows 10.

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